UC da inicio a nuevo proyecto de sistema de gestión financiero que facilitará la toma de decisiones

Un innovador sistema de gestión financiera y contable para la Universidad Católica es el que está implementando la Dirección de Finanzas de la Vicerrectoría Económica. Entre las ventajas de la plataforma ERP Financiero Contable UC es que facilitará y mejorará la toma de decisiones, pues contará con una base de información común, lo cual además permite generar una mayor eficiencia al acceder a información en tiempo real.

El puntapié inicial del proyecto se realizó el 3 de septiembre mediante una reunión a distancia en la que participaron más de 100 personas, entre las que destacaron el rector Ignacio Sánchez, la vicerrectora Económica Loreto Massanés, miembros del Honorable Consejo Superior, directores de la Dirección Superior y también integrantes de la comunidad UC. 

La implementación de este ERP (Enterprise Resource Planning o sistema de planificación de recursos empresariales) se da en el contexto de la transformación digital que la UC se ha propuesto impulsar en su Plan de Desarrollo 2020-2025.

El rector Sánchez destacó en su discurso la relevancia y el sentido de urgencia que ha cobrado en la actual pandemia la digitalización e incorporación de nuevas tecnologías, aun cuando recordó que se trata de un proceso que se venía promoviendo desde antes.

"Previo al coronavirus ya aparecía la importancia de la transformación digital en la universidad para favorecer una mejor docencia, mejorar el trabajo y también los procesos internos de gestión de la universidad", afirmó.

En esa línea destacó que "la modernización de nuestros sistemas financieros y de gestión de recursos es muy prioritaria y este proyecto forma parte muy central de la modernización que queremos hacer en la universidad".

Agregó que el nuevo sistema de ERP desarrollado por la empresa multinacional Oracle permitirá tener un control de calidad más cercano y sostuvo que resulta importante que la planificación de recursos se adapte a las necesidades que tiene la institución.

En tal sentido recalcó que las transformaciones digitales no deben hacerse para disminuir el contacto personal ni para reemplazar a quienes trabajan en una institución, sino que al contrario, deben tener como propósito fomentar la integridad, dignidad y promover a la persona. “El objetivo es que nosotros manejemos la tecnología y no la tecnología nos maneje a nosotros”, concluyó el rector Sánchez.

"La modernización de nuestros sistemas financieros y de gestión de recursos es muy prioritaria y este proyecto forma parte muy central de la modernización que queremos hacer en la universidad" - rector Ignacio Sánchez 

Características del nuevo sistema de gestión

Durante el encuentro se dio a conocer a los equipos que liderarán la puesta en marcha del proyecto, presidido por el director de Finanzas, Francisco Bravo, acompañado por una unidad encargada de la implementación del sistema, liderada por el gerente de proyecto y PMO (Project Management Office), Ariel Honores.

En tanto, Ángela El Moro asumirá la gerencia del equipo de Gestión del Cambio, que apoyará el proceso de cambio cultural que un proyecto de esta envergadura implica.

Entre los beneficios que generará el nuevo sistema de gestión, la vicerrectora Económica, Loreto Massanés, resaltó que junto con mejorar el proceso de toma de decisiones al contar con "una base de información común se podrán estimar también escenarios futuros con una mayor precisión".

Es así como al disponerse de información en tiempo real se evitarán los registros y operaciones duplicadas. 

Por otro lado, el software de Oracle permite una fácil configuración de módulos adaptados a las necesidades de la universidad, así como también la posibilidad de generar una trazabilidad de la información, facilitando el control y seguridad de los datos que se generan.

Además, la plataforma permitirá mejorar el uso de los recursos de la institución y potenciará el desempeño de las áreas involucradas. 

Junto con invitar a la comunidad a sumarse al proyecto, la vicerrectora Loreto Massanés resaltó la importancia que tiene el proyecto para la universidad en términos de aprendizajes en la adopción de nuevas tecnologías.

"Estamos confiados que este proyecto nos permitirá aprender y absorber una experiencia tal que facilitará y apoyará la generación de una competencia institucional de cambio hacia la digitalización", señaló.

"Estamos confiados que este proyecto nos permitirá aprender y absorber una experiencia tal que facilitará y apoyará la generación de una competencia institucional de cambio hacia la digitalización" - vicerrectora Económica, Loreto Massanés 

En tanto, el director de Finanzas y director de Proyecto, Francisco Bravo, entregó detalles del alcance que consta de dos etapas de implementación, "la primera corresponde a la implementación del Sistema Financiero Contable ERP (Enterprise Resource Planning), constituida por los módulos de Finanzas, Proyectos, Órdenes de Venta e Inventario y abastecimiento; y la segunda, compuesta por la implementación de un EPM (Enterprise Performance Management) que es un sistema de control de gestión y planificación".

A su vez, el director de Finanzas destacó que "con el fin de integrar a las unidades de la organización en el proceso de definición del sistema, compartir las mejores prácticas internas, dar seguimiento estratégico y garantizar un proyecto participativo, se crearon cuatro instancias definidas como comités, donde participarán actores relevantes para el éxito de esta implementación".

Estas instancias son: Comité Estratégico UC, Comité Ejecutivo UC; Comité Directivo de Proyecto y Comité Ejecutivo de Proyecto. En ellas participan miembros del Comité Directivo, decanos, Directores Económicos y de Gestión; y profesionales de distintas unidades, cuyas visiones serán clave para lograr una excelente implementación. 

La salida en vivo del sistema está proyectada para enero de 2022, "plazo para el cual pondremos nuestros máximos esfuerzos, considerando que los tiempos actuales, nos han demostrado que pueden surgir imprevistos de diversa índole", concluyó el director de Finanzas, Francisco Bravo.